Índices originales, anuales y decenales
Para realizar una búsqueda en los registros del estado civil, ya sea en las salas de estudio de los Archivos Estatales o en el Portal de Ancestros – a falta de bases de datos de nombres indexadas, consultables mediante la opción Búsqueda por nombre. se puede recurrir a los Índices originales, organizados alfabética y cronológicamente, creados al mismo tiempo que los propios archivos, que constituyen una herramienta eficaz para identificar y encontrar el acta del estado civil o la información específica que se busca.
Lamentablemente, los índices no siempre constituyen una serie orgánica y autónoma, ni dicha serie -cuando existe- parece siempre completa, ya que puede ocurrir que los índices anuales individuales se sitúen antes o al final de los registros a los que se refieren. Los índices muestran para cada persona el número de escritura y la página del registro civil correspondiente al año de referencia.
Estos índices de los registros del estado civil ya estaban previstos en la legislación francesa que introdujo el Estado Civil en Italia y, por lo tanto, pueden encontrarse en los archivos del estado civil napoleónico y en los de la Restauración. Incluso en los primeros años del siglo XIX podían encontrarse índices recopilados por nombre y no por apellido.
Sin embargo, con el Estado Civil Unitario, los índices empezaron a elaborarse de forma sistemática: la ley estipulaba que los registros debían cerrarse al final de cada año con una declaración escrita y firmada inmediatamente después de la última escritura. A partir del 1 de enero del año siguiente, el funcionario del Registro Civil del municipio, en la correspondiente declaración, indicará el número de escrituras inscritas en cada registro y formará, para ambos ejemplares, una índice anual por orden alfabético de los apellidos de las personas a las que se refieren las escrituras (artículos 29 y 30 del Real Decreto nº 2602 de 15 de noviembre de 1865).
Además del índice anual, también se elaboró el índice decenal cada década en un doble original. Los índices debían elaborarse «por orden alfabético de los apellidos» (como prescribía la circular ministerial de 3 de agosto de 1874, que estipulaba que el apellido debía preceder siempre al nombre).
Para distinguir los actos de la segunda parte de los registros de los de la primera, en los índices se colocó la letra «S» junto al número de registro y de acto.
Como ya se ha mencionado, los índices anuales y decenales contenían, además del año, una referencia al número de la escritura, lo que permitía identificar el documento buscado en la serie específica (registros de nacimientos, matrimonios y defunciones).
En cambio, por lo que respecta a las actas contenidas en la serie de Anexos o Procesos Matrimoniales (documentos presentados en el caso de matrimonios civiles), es posible recuperarlas haciendo referencia al número de acta de la promesa de matrimonio junto con el año.