Ursprüngliche, jährliche und zehnjährige Indizes
Suche in Personenstandsregistern, entweder in den Studiensälen des Staatsarchivs oder im Ahnen-Portal – in Ermangelung indizierter Namensdatenbanken, die über die Option „Suche nach Namen“ aufgerufen werden können. kann man sich auf die Originalregister stützen, die sowohl alphabetisch als auch chronologisch geordnet sind und gleichzeitig mit den Archiven selbst angelegt wurden. Sie sind ein wirksames Hilfsmittel, um die Personenstandsakte oder die gesuchten Informationen zu identifizieren und zu finden.
Leider bilden die Indizes nicht immer eine organische, in sich geschlossene Reihe, und eine solche Reihe – wenn sie denn existiert – erscheint auch nicht immer vollständig, da es vorkommen kann, dass einzelne Jahresindizes vor oder am Ende der Register stehen, auf die sie sich beziehen. Die Indizes zeigen für jede Person die Urkundennummer und die Seite des Personenstandsregisters für das Bezugsjahr.
Diese Verzeichnisse der Personenstandsregister waren bereits in der französischen Gesetzgebung zur Einführung des Zivilstandswesens in Italien vorgesehen und sind daher in den napoleonischen Personenstandsarchiven und denen der Restauration zu finden. Selbst in den ersten Jahren des 19. Jahrhunderts konnte es vorkommen, dass Register nach Namen und nicht nach Nachnamen erstellt wurden.
Mit dem einheitlichen Personenstand begann man jedoch, die Register systematisch zu erstellen: Das Gesetz sah vor, dass die Register am Ende eines jeden Jahres mit einer schriftlichen und unterzeichneten Erklärung unmittelbar nach der letzten Urkunde geschlossen werden mussten. Nach dem 1. Januar des folgenden Jahres hat der Standesbeamte der Gemeinde in der entsprechenden Erklärung die Anzahl der in jedem Register eingetragenen Urkunden angegeben und für beide Ausfertigungen eine jährlicher Index in alphabetischer Reihenfolge der Nachnamen der Personen, auf die sich die Urkunden beziehen (Artikel 29 und 30 des Königlichen Erlasses Nr. 2602 vom 15. November 1865).
Zusätzlich zum jährlichen Index wurde auch der Zehnjahresindex für jedes Jahrzehnt in einer doppelten Vorlage erstellt. Die Verzeichnisse sollten „in alphabetischer Reihenfolge der Nachnamen“ erstellt werden (wie im ministeriellen Rundschreiben vom 3. August 1874 vorgeschrieben, in dem festgelegt wurde, dass der Nachname immer vor dem Vornamen stehen muss).
Um die Akten im zweiten Teil der Register von denen im ersten Teil zu unterscheiden, wurde in den Registern neben der Register- und Aktennummer der Buchstabe „S“ angebracht.
Wie bereits erwähnt, enthielten die Jahres- und Zehnjahresregister neben der Jahreszahl auch einen Hinweis auf die Nummer der Urkunde, so dass das gesuchte Dokument in der jeweiligen Serie (Geburts-, Heirats- und Sterberegister) identifiziert werden konnte.
Die in den Anhängen oder in den Heiratsprozessen (bei zivilen Eheschließungen vorgelegte Dokumente) enthaltenen Urkunden können hingegen anhand der Urkundennummer des Eheversprechens und des Jahres abgerufen werden.