Indici originari, annuali e decennali

Per condurre una ricerca negli archivi di stato civile, sia presso le sale di studio degli archivi di Stato, sia sul Portale degli Antenati. Gli archivi per la ricerca genealogica, in assenza delle banche dati dei nomi tratte dai registri dello stato civile e consultabili nella sezione “Trova i nomi”, si può ricorrere agli indici originari, organizzati sia in ordine alfabetico che cronologico, realizzati contestualmente alla formazione degli stessi archivi, i quali rappresentano un efficace strumento per identificare e rivenire l’atto di stato civile o le specifiche informazioni che si stanno cercando.

Non sempre purtroppo gli indici costituiscono una organica serie autonoma, né tale serie quando esiste, si presenta ogni volta completa, poiché può capitare che singoli indici annuali siano anteposti o posti in coda ai registri cui si riferiscono. Gli indici riportano per ogni persona il numero di atto e la pagina del registro di stato civile dell’anno di riferimento.

Gli indici dei registri dello stato civile erano già previsti nella legislazione francese che ha introdotto lo stato civile in Italia e, pertanto, possono essere presenti negli archivi dello stato civile napoleonico e in quelli della restaurazione. Ancora nei primi anni del secolo XIX può capitare di trovare indici compilati per nome e non per cognome.

Con lo stato civile unitario gli indici cominciano ad essere compilati in maniera sistematica.La legge stabiliva che i registri si chiudevano alla fine di ogni anno con apposita dichiarazione scritta e sottoscritta immediatamente dopo l’ultimo atto. Dopo il 1° gennaio dell’anno successivo l’ufficiale di stato civile del comune, nella relativa dichiarazione, indicava il numero degli atti iscritti su ciascun registro e ne formava, per entrambe le copie, un indice annuale in ordine alfabetico dei cognomi di coloro cui gli atti si riferiscono (artt. 29 e 30 del R.D. 15 novembre 1865, n. 2602).

Oltre l’indice annuale si compilava ogni decennio l’indice decennale anch’esso in doppio originale. Gli indici dovevano essere compilati “in ordine alfabetico sillabato dai cognomi” (come prescritto dalla circolare ministeriale del 3 agosto 1874) cioè il cognome deve sempre precedere il nome.

Per distinguere gli atti della seconda parte dei registri da quelli della prima, negli indici si apponeva accanto al numero del registro e dell’atto la lettera “S”.

Come si è detto, gli indici annuali e decennali riportano, oltre l’anno, il riferimento al numero dell’atto. Con queste informazioni sé possibile identificare il documento cercato nella serie specifica (registri dei nati, dei matrimoni e dei morti).

Gli atti contenuti nella serie degli Allegati o Processetti matrimoniali (documenti presentati nel caso di matrimonio civile), si recuperano facendo riferimento al numero di atto della promessa di matrimonio congiuntamente all’anno.

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Le fonti genealogiche negli Archivi di Stato