Malheureusement, les index ne constituent pas toujours une série organique et autonome, et une telle série – lorsqu’elle existe – n’apparaît pas toujours complète, car il peut arriver que des index annuels individuels soient placés avant ou à la fin des registres auxquels ils se réfèrent. Les index indiquent pour chaque personne le numéro de l’acte et la page du registre de l’état civil pour l’année de référence.

Questi indici dei registri dello Stato civile erano già previsti nella legislazione francese che ha introdotto lo Stato civile in Italia e, pertanto, possono essere presenti negli archivi dello Stato civile napoleonico e in quelli della restaurazione. Même dans les premières années du 19e siècle, il pouvait arriver de trouver des index compilés par nom et non par nom de famille.

Cependant, avec l’état civil unitaire, les index ont commencé à être compilés de manière systématique : la loi stipulait que les registres devaient être clôturés à la fin de chaque année par une déclaration écrite et signée immédiatement après le dernier acte. Après le 1er janvier de l’année suivante, l’officier de l’état civil de la commune, dans la déclaration correspondante, a indiqué le nombre d’actes inscrits dans chaque registre et a formé, pour les deux exemplaires, une liste des actes inscrits dans chaque registre. index annuel dans l’ordre alphabétique des noms de famille des personnes auxquelles les actes se réfèrent (articles 29 et 30 de l’arrêté royal n° 2602 du 15 novembre 1865).

En plus de l’indice annuel, l’indice décennal a également été compilé chaque décennie dans un double original. Les index devaient être établis “dans l’ordre alphabétique des noms de famille” (conformément à la circulaire ministérielle du 3 août 1874, qui stipulait que le nom de famille devait toujours précéder le prénom).

Afin de distinguer les actes de la deuxième partie des registres de ceux de la première, la lettre “S” a été placée à côté du numéro du registre et de l’acte dans les index.

Comme mentionné ci-dessus, les index annuels et décennaux contenaient, outre l’année, une référence au numéro de l’acte, permettant ainsi d’identifier le document recherché dans la série spécifique (registres des naissances, des mariages et des décès).

En revanche, en ce qui concerne les actes contenus dans la série des Annexes ou des Actes de mariage (documents présentés dans le cas de mariages civils), il est possible de les retrouver en se référant au numéro d’acte de la promesse de mariage ainsi qu’à l’année.