Índices originais, anuais e a dez anos
Para efetuar uma pesquisa nos registos do estado civil, quer nas salas de estudo do Arquivo do Estado, quer no Portal dos Ancestrais – Arquivos para pesquisa de dados pessoais – na ausência de bases de dados de nomes indexados, pesquisáveis através da opção Pesquisa por Nome. é possível recorrer aos índices originais, organizados por ordem alfabética e cronológica, criados ao mesmo tempo que os próprios arquivos, que constituem um instrumento eficaz para identificar e encontrar o ato de estado civil ou a informação específica que se procura.
Infelizmente, os índices nem sempre constituem uma série orgânica e autónoma, nem essa série – quando existe – parece sempre completa, pois pode acontecer que os índices anuais individuais sejam colocados antes ou no fim dos registos a que se referem. Os índices indicam, para cada pessoa, o número da escritura e a página do registo do estado civil para o ano de referência.
Estes índices dos registos do estado civil já estavam previstos na legislação francesa que introduziu o estado civil em Itália e, por conseguinte, podem ser encontrados nos arquivos do estado civil napoleónico e nos da Restauração. Mesmo nos primeiros anos do século XIX, era possível encontrar índices compilados por nome e não por apelido.
No entanto, com o Estado Civil Unitário, os índices começaram a ser compilados de forma sistemática: a lei estipulava que os registos deviam ser encerrados no final de cada ano com uma declaração escrita e assinada imediatamente após a última escritura. Após 1 de janeiro do ano seguinte, o conservador do registo civil do município, na declaração correspondente, indicou o número de actos inscritos em cada registo e formou, para ambos os exemplares, uma índice anual por ordem alfabética dos apelidos das pessoas a quem os actos se referem (artigos 29.º e 30.º do Decreto Real n.º 2602 de 15 de novembro de 1865).
Para além do índice anual, o índice decenal foi também compilado em cada década num original duplo. Os índices deviam ser compilados “por ordem alfabética dos apelidos” (tal como previsto na circular ministerial de 3 de agosto de 1874, que estipulava que o apelido devia preceder sempre o nome próprio).
Para distinguir os actos da segunda parte dos registos dos da primeira, foi colocada a letra “S” ao lado do número do registo e do ato nos índices.
Como já foi referido, os índices anuais e decenais continham, para além do ano, uma referência ao número da escritura, permitindo assim identificar o documento procurado na série específica (registos de nascimentos, casamentos e óbitos).
Por outro lado, no que diz respeito aos actos contidos nas séries de Anexos ou Processos de Casamento (documentos apresentados no caso de casamentos civis), é possível recuperá-los através da referência ao número do ato da promessa de casamento juntamente com o ano.