Las tareas de los municipios, además de mantener el estado civil, también incluyen la composición de las listas preliminares, es decir, la lista de nacimientos de varones para cada año sujetos, al mismo tiempo, a un examen médico y, eventualmente, al servicio militar.

Pero la documentación fundamental para reconstruir el estatus familiar, es decir, la lista de miembros de una determinada familia en un momento preciso de la historia, es la que se conserva en la oficina de registro (del verbo griego iscrivere, registrar) de cada municipio.

Por este motivo siempre es recomendable empezar a buscar a tu antepasado a partir del archivo del municipio de origen o residencia.

El Registro Civil, también conocido como Padrón de Habitantes, tiene la función de inscribir nominalmente a la población residente de un municipio, teniendo en cuenta tanto las variaciones naturales (nacimientos y defunciones) como las provocadas por los movimientos migratorios; inscribe las residencias y sus cambios y traslados, las inmigraciones y las emigraciones.

Otros servicios municipales se basan en los datos contenidos en el registro, como el papel de los impuestos, las listas electorales y los borradores de listas. La oficina de registro moderna fue establecida por real decreto 31 de diciembre de 1864 n. 2105 basado en el primer censo de población de 1861.

Era optativo y por ello muchos ayuntamientos no lo establecieron. Sólo en 1871 con la ley n. 297, que fijó el intervalo de cada censo en diez años, se estableció la obligación de llevar registros de población.

El registro de población que se lleva en cada municipio (ley n. 1285 de 1954) se compone de un conjunto de archivos, compuestos por las llamadas hojas familiares; cada hoja familiar corresponde a un grupo de personas unidas por parentesco que ocupan juntas una casa; ordenados por fracciones geográficas dentro de las secciones censales.

En cada tramo se colocan tarjetas individuales según el orden alfabético de las calles, colocadas por orden alfabético del apellido y nombre del propietario. Cuando por fallecimiento, emigración o traslado a otro municipio las personas dejan de formar parte de la población residente, las tarjetas se conservan por separado.

Para realizar búsquedas en el registro o solicitar la certificación de un antepasado, es necesario ponerse en contacto con el municipio de origen o residencia. Los números de teléfono y fax, los contactos por correo electrónico y los sitios web de los municipios italianos pueden consultarse en el sitio web de laAssociazione Nazionale dei Comuni d’Italia (ANCI) o en comuni-italiani.it. La página de Wikipedia Comuni d’Italia también es útil.

Las descripciones de los archivos históricos de los municipios se pueden encontrar en el Sistema Informativo delle Soprintendenze Archivistiche e Bibbliografiche (SIUSA) y en el Sistema Archivistico Nazionale (SAN).
Algunos municipios han depositado registros de población o censales en los Archivos del Estado responsables del territorio.

Sin embargo, esto sigue siendo una excepción y la mayor parte de la documentación descrita, en particular los registros registrales, se conserva exclusivamente en los archivos municipales. Encontrará información detallada sobre las fuentes genealógicas de cada Archivo Estatal en la sección Explorar Archivos.