O Estado Civil é a fonte serial mais útil para a investigação genealógica a partir da primeira metade do século XIX.

Estado civil napoleónico (SCN)

Foi introduzido em Itália a partir de 1806, na sequência da anexação de muitas regiões ao Império Francês e da introdução do Código Civil, e manteve-se em vigor até 1815. A manutenção do estado civil pelos municípios da época produziu uma série de registos de nascimento, casamento e óbito, cujos originais em duplicado, após várias vicissitudes, consoante o local e o tempo, acabavam geralmente nos Arquivos do Estado das respectivas províncias. Muitas vezes, paralelamente aos registos, existem numerosos anexos ou processos de casamento que contêm informações interessantes que não se encontram noutros locais, como a paternidade e a maternidade ou o consentimento para o casamento dos contraentes, permitindo remontar a gerações anteriores que viveram na segunda metade ou no final do século XVIII.

Restauração do Estado Civil (SCR)

Após a queda do Império Napoleónico, o sistema de registo civil do Estado, implantado segundo o modelo francês, foi abolido em quase todos os Estados restaurados. Só se manteve no Reino das Duas Sicílias, que corresponde aproximadamente ao atual Sul de Itália, e no Ducado de Modena e Reggio. Na Sicília, foi introduzida em 1820.

No Grão-Ducado da Toscânia, por outro lado, foi implementado um sistema misto: com o motu proprio de 18 de junho de 1817, foi criado o Gabinete do Estado Civil, um órgão central dependente da Secretaria de Direito Real com a tarefa de coordenar e supervisionar o trabalho dos párocos e chanceleres em matéria de Estado Civil e a gestão dos documentos relativos no território de todo o Grão-Ducado da Toscânia. Uma cópia dos registos elaborados pelos párocos devia ser enviada ao Ufficio dello Stato civile de Florença. Após a unificação da Itália, todos os arquivos deste serviço foram transferidos para o Arquivo do Estado em Florença.

Um sistema semelhante foi introduzido no Reino da Sardenha a partir de 1837, com a introdução do Regulamento para a manutenção de registos para a determinação do estado civil, anexo à Carta de 20 de junho.

Grande parte desta documentação, a pedido de uma circular do Procurador do Rei, datada de 19 de maio de 1873, e conforme estipulado no Art. 20 do Decreto Real de 27 de maio de 1875, n. 2252 , que estabelece as regras de organização geral dos arquivos do Estado, foi introduzida nos arquivos do Estado após a unificação da Itália.

O Estado Civil Italiano (ICS)

O Estado Civil italiano, instituído pelo Decreto Real n.º 1865 de 15 de novembro. 2602, em vigor desde 1 de janeiro de 1866, em todos os municípios italianos, prevê a produção de registos de certidões de nascimento, de cidadania, de casamento e de óbito, sempre redigidos em dois originais, um dos quais permanece no próprio município, enquanto o segundo foi enviado, até 2001, para o tribunal local e depois para o Arquivo do Estado para conservação permanente.

Os registos referem-se a todos os cidadãos, sem distinção de sexo ou crença religiosa, sendo por isso mais abrangentes do que os registos militares, que abrangem apenas os cidadãos do sexo masculino, e os registos paroquiais, que excluem os ateus, os não baptizados e os que professam outras confissões religiosas.

Os registos são acompanhados de índices alfabéticos anuais e/ou decenais que permitem uma pesquisa mais rápida de cada escritura.

A partir de 1875, os novos modelos de registo previam uma primeira e uma segunda parte. Esta última contém os chamados actos diversos, ou seja, os actos de estado civil relativos aos cidadãos italianos residentes num determinado município praticados noutros municípios ou perante outras autoridades, essencialmente transcrições de decisões judiciais e actos de estado civil praticados no estrangeiro.

A subsérie dos Anexos, por outro lado, contém documentos originais, como atestados médicos de nascimento ou de óbito, bem como uma multiplicidade de documentos relativos a transcrições e inscrições em registos de estado civil. Estes anexos são originais únicos conservados apenas nos Tribunais e, tal como o segundo original de todos os outros registos do estado civil, vão também para o Arquivo do Estado.

Entre os documentos que os noivos tinham de apresentar para fazer os seus votos de casamento, podemos encontrar 1) As certidões de nascimento dos noivos; 2) O consentimento dos respectivos pais, se vivos, ou extractos das respectivas certidões de óbito 3) O certificado de residência e de estado de graça dos noivos; 4) A certidão de citação ou notificação seguida no domicílio dos cônjuges.

Até 2001, nos termos do primeiro livro do Código Civil (Real Decreto n.º 1852 de 12 de dezembro de 1938), as questões relativas ao estado civil eram reguladas no sistema jurídico italiano pelo Decreto Real de 9 de julho de 1939 n. 1238 O controlo da aplicação destas regras era da responsabilidade da autoridade judicial territorialmente competente.

Seguindo o Decreto presidencial 3 de novembro de 2000, n. 369, Regulamento para a revisão e simplificação do sistema do estado civil, que entrou em vigor em 1 de abril de 2001, a supervisão foi transferida para as prefeituras, tal como os segundos registos originais foram desde então destinados a ser transferidos para elas.