Per effettuare una ricerca nella documentazione dello stato civile è necessario conoscere, oltre l’anno,  anche il luogo di origine. In assenza di altri indizi è consigliabile tentare di individuare in quali comuni è diffuso un determinato cognome,  sfogliando le banche dati dei nomi tratte dai registri di stato civile interrogabili nella sezione Cerca per nome o cercando in altre banche dati, quali:

• Mappadeicognomi;
• Cognomix;
• Contacognome di Pagine bianche;
• Family Search.

Soltanto dopo aver individuato i Comuni nei quali compaiono i cognomi che si sta cercando allora si potrà interrogare la banca dati del Portale o scrivere ai singoli Archivi di Stato o, anche, direttamente agli Uffici di Stato civile dei Comuni.

Per ulteriori informazioni su come effettuare una ricerca genealogica si rimanda alla sezione Strumenti del Portale.

Lo Stato civile fu introdotto in Italia a partire dal 1806, a seguito dell’annessione di molte regioni all’Impero francese e con l’introduzione del Codice civile, e rimase in vigore fino al 1815.

Per l’ex Regno delle Due Sicilie, corrispondente all’incirca all’attuale Italia Meridionale, e per il Ducato di Modena e Reggio, lo stato civile ha una sua continuità dal 1809. In Sicilia, esso fu introdotto soltanto nel 1820.

Nel Granducato di Toscana, con la restaurazione, fu attuato un sistema misto: con il motuproprio del 18 giugno 1817 fu istituito l’Ufficio dello stato civile, un organo centrale dipendente dalla Segreteria del regio diritto con compiti di coordinamento e vigilanza sull’operato dei parroci e dei cancellieri in materia di stato civile e di gestione dei relativi documenti nel territorio dell’intero Granducato di Toscana. Lo stesso accadde nel Regno di Sardegna a partire dal 1837 con l’introduzione del “Regolamento per la tenuta dei registri destinati ad accertare lo stato civile” annesso alla lettera patente del 20 giugno.

Soltanto dal 1866 ad oggi, la fonte Stato civile ha una sua continuità in tutte le regioni e province italiane.

Naturalmente nelle regione acquisite al Regno d’Italia successivamente all’Unità, le serie dello stato civile iniziano dopo il 1866: per il Lazio e Roma dal 1870, dal 1871 in Veneto e Friuli (eccetto l’area ex austriaca),  nel Trentino Alto Adige dal 1918, cioè al termine della Prima Guerra Mondiale.

Il portale Antenati, promosso dalla Direzione Generale Archivi e curato dall’Istituto Centrale per gli Archivi, nasce con lo scopo di rendere fruibile sul web l’enorme patrimonio dei fondi dello stato civile, e non solo, conservati nei nostri archivi di Stato.

I fondi di Stato civile digitalizzati, grazie ad una convenzione sottoscritta nel 2011 con FamilySearch, e pubblicati online non appartengono in genere agli archivi storici dei Comuni ma sono, per lo più, la seconda copia dei registri inviata dagli stessi Comuni al Tribunale territorialmente competente.

Trascorso il periodo previsto dalla norma, i Tribunali versano più o meno regolarmente ai rispetti archivi di Stato, insieme alla propria documentazione, anche i registri dello stato civile. Dal 2001 la vigilanza sullo stato civile è stata devoluta alle Prefetture, così come presso di esse da allora sono destinati a confluire i secondi originali dei registri.

Nella sezione Esplora gli Archivi è possibile verificare la consistenza documentaria dei fondi di stato civile conservati nei diversi archivi di Stato

In questo caso si dovrà verificare nella sezione Esplora gli Archivi la consistenza della documentazione dello stato civile per quegli anni nel relativo Archivio di Stato.

Se l’Istituto conserva la documentazione per quegli anni ma non è ancora presente nella sezione Cerca nei registri è probabile che i registri siano in corso di digitalizzazione o di pubblicazione.

Se l’Archivio di Stato non conserva i registri per quegli anni è necessario rivolgersi direttamente all’archivio storico del Comune.

In questo caso si dovrà verificare nella sezione Esplora gli Archivi , anche attraverso il motore di ricerca per comuni, la presenza della documentazione  del comune in oggetto e la corrispondenza con il relativo Archivio di Stato.

Se l’Istituto conserva la documentazione per quel comune ma non è ancora presente nella sezione Cerca nei registri è probabile che i registri siano in corso di digitalizzazione o di pubblicazione.

Se l’Archivio di Stato non conserva i registri per quegli anni è necessario rivolgersi direttamente all’archivio storico del Comune.

E’ possibile segnalare anomalie, mancanze e/o refusi riscontrati nell’indicizzazione di registri, atti, anagrafiche e/o località, attraverso l’apposita Form del modulo Contatti, evitando l’invio di comunicazioni multiple per un stesso errore ed indicando in maniera chiara la criticità emersa”.

Non tutta la documentazione conservata negli Archivi di Stato è stata conservata integralmente in serie complete e potrebbero esserci delle lacune quasi sempre segnalate negli inventari.

In questo caso, se non è esplicitamente comunicato nell’introduzione di presentazione delle stesse immagini, è necessario contattare direttamente l’Archivio di Stato che conserva la documentazione, per effettuare una verifica (verifica i contatti nella sezione Esplora gli archivi).

Per partecipare al progetto è sufficiente avere un computer collegato a internet, oltre a un minimo di tempo disponibile, e naturalmente al desiderio di misurarsi con la lettura di documenti del passato.

Sarà dunque possibile scegliere uno qualsiasi dei progetti italiani presenti all’indirizzo Family Search Progetti italiani, alcuni dei quali promossi direttamente dai rispettivi Archivi di Stato.

Per iniziare a indicizzare, è necessario iscriversi e aprire un Account gratuito.

È necessario verificare all’indirizzo di Family Search Progetti italiani la presenza attuale di progetti per l’indicizzazione relativi alle località da Lei indicate.

In questo caso, si potrà iniziare l’indicizzazione cliccando Inizia a indicizzare.

È possibile contribuire in qualsiasi momento, lavorando a distanza, con la massima flessibilità e senza vincoli di orario.

Per iniziare a indicizzare, è necessario iscriversi e aprire un Account gratuito.

Per ottenere una copia autentica della documentazione identificata nel Portale è necessario contattare l’Archivio di Stato che conserva la documentazione utilmente identificata: i contatti si trovano nella sezione Esplora gli Archivi.

Le copie autentiche, dette anche copie conformi all’originale, sono copie di atti delle quali un Pubblico Ufficiale autorizzato attesta, sotto la propria responsabilità, la conformità all’originale (cfr. art. 18 DPR 445/2000).

Per quanto attiene agli aspetti fiscali si deve ricordare che le copie autentiche dei documenti amministrativi sono assoggettate all’imposta di bollo, a meno che l’uso per il quale la copia è richiesta (e che deve essere esplicitato dall’utente) non rientri tra quelli per i quali è prevista l’esenzione. Il testo vigente della tabella allegato B) al DPR 26 ottobre 1972, n. 642, indica gli usi per i quali è prevista l’esenzione da bollo.

Per poter pubblicare una immagine della documentazione presente nel Portale è necessario darne comunicazione all’Archivio di Stato che conserva il documento o i documenti individuati.

Nei siti ufficiali dei rispettivi Archivi di Stato troverà le indicazioni specifiche su come ottenere l’autorizzazione e in che modo effettuare la comunicazione.

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