Muitas instituições públicas, no exercício das suas funções, têm recolhido, desde o início do século XX, um grande número de informações sobre os indivíduos, tanto por razões de controlo político e social como para lhes prestar os serviços garantidos pelo Estado-providência (pensões, subsídios, contribuições e incentivos económicos, ajudas de vários tipos). Trata-se, por exemplo, de serviços como as Prefeituras, as Sedes de polícia, os Tribunais ou organizações de assistência e beneficência, mas também escolas, hospitais, orfanatos, etc. Nos seus arquivos, muitos dos quais são transferidos ao fim de trinta anos para os arquivos estatais competentes, encontram-se frequentemente vários registos e, sobretudo, séries de processos em nome de indivíduos, que contêm documentação de natureza burocrática, mas também requerimentos, cartas, documentos pessoais, etc., que podem ser muito úteis para reconstituir a vida e as actividades dos nossos antepassados. Os arquivos de qualquer repartição pública ou de empresas privadas, associações, etc., contêm igualmente séries de fichas de empregados e livros de registo.

Em algumas destas séries, é também possível encontrar documentação relativa à emigração para o estrangeiro e, em particular, para o continente americano: por exemplo, nos fundos da Questura e da Prefeitura, é possível recuperar muitos dossiers relacionados com a emigração, como os pedidos de passaporte e os controlos da emigração clandestina.

No entanto, a emigração nem sempre se processou de acordo com as regras estabelecidas pela lei: nas Listas de Leva encontram-se informações fundamentais para os descendentes dos emigrantes; a grande emigração foi, de facto, uma das causas da recalcitrância para o rascunho; por fim, nas folhas de registo ou de matrículas, é registada a habilitação dos requerentes de passaporte, por vezes até com indicação do país de destino.

São muito importantes as listas de embarque, em particular para os principais portos de partida durante a Grande Emigração Italiana, nomeadamente Palermo, Nápoles e Génova. Infelizmente, nem sempre se conservou a documentação sobre os Comissariados que verificavam efetivamente a deslocação dos emigrantes para outros continentes.

O Arquivo do Estado de Génova criou uma base de dados com as listas de emigrantes extraídas dos Registos da Caixa de Saúde para o período 1833-1856, que pode ser consultada no site do Centro Internacional de Estudos sobre a Emigração Italiana.

No Arquivo do Estado de Nápoles conservam-se poucas listas de embarque, recuperadas no fundo Questura di Napoli, Arquivo Geral, I série, apenas para os anos 1883-1887. Por outro lado, a subsérie de Passaportes, também no Arquivo Geral da Sede da Questura de Nápoles, emitidos principalmente a cidadãos napolitanos, de 1888 a 1932, é preservada na sua totalidade. A base de dados correspondente pode ser consultada na sala de inventário do Arquivo do Estado em Nápoles.

Estas fontes são particularmente úteis para os descendentes de emigrantes italianos que vivem no estrangeiro: desde as últimas décadas do século XX, de facto, o desejo de redescobrir as próprias origens é visto como uma forte necessidade. Alguns dos cerca de 80 milhões de imigrantes italianos em todo o mundo que consultam o Portal têm o desejo de redescobrir as suas raízes genealógicas e, assim, conhecer a sua história familiar e as razões que levaram a sua família ao novo mundo; de reencontrar os familiares que permaneceram em Itália e de obter a cidadania italiana e, assim, usufruir dos benefícios de ser cidadão da comunidade europeia (ver Pedido de certificados).

Para mais pesquisas, pode consultar a lista de bases de dados na secção do Portal: Auxílios à investigação, em Imigração.