Os arquivos notariais constituem, no âmbito dos arquivos do Estado, a verdadeira charneira entre os registos dos arquivos públicos (por exemplo, os processos das antigas magistraturas são muito ricos em actos notariais) e os arquivos privados (uma grande parte da documentação dos arquivos nobres é constituída por actos notariais).

A maior parte dos protocolos notariais – do ponto de vista diplomático, um dos documentos mais densos – tem um carácter promíscuo: uma grande variedade de formas contratuais aparece num período de tempo limitado (geralmente o ano). A maior parte dos documentos refere-se a compromissos económicos e jurídicos (procurações, compras, arrendamentos, concessões, etc.), mas há também muitos documentos relativos às relações familiares: emancipação dos filhos, pactos matrimoniais, doações e testamentos (muitas vezes registados em volumes especiais). A importância deste tipo de documentação para a investigação genealógica e de história da família é muito significativa. De facto, em todos os documentos notariais existem referências genealógicas precisas para, pelo menos, duas gerações diferentes: para a pessoa a quem a escritura se refere e para o pai dessa pessoa.

Mas a importância genealógica é muito maior no testamento: uma escritura em que se encontram frequentemente referências precisas a três, por vezes quatro gerações sucessivas.

No período compreendido entre meados do século XVI e finais do século XVIII, foram desenvolvidas em Itália três estratégias diferentes de conservação dos documentos notariais. A primeira consistiu na criação de grandes arquivos de concentração nos pequenos Estados do Norte de Itália (Lucca, Siena e Florença, Génova, Veneza, Pádua) para recolher todo o material de natureza privada produzido pelos notários. A segunda, implementada sobretudo nos Estados Pontifícios, levou à criação de estruturas de conservação em praticamente todas as comunidades. Por último, a terceira estratégia, em conformidade com o modelo francês e aplicada nomeadamente no Reino da Sardenha e no Reino das Duas Sicílias, centrava-se nos estudos notariais e, por conseguinte, na passagem dos actos de notário para notário.

Na Era napoleónica, o notariado e os arquivos notariais da península italiana foram reorganizados com a introdução de regulamentos franceses: com a lei de 25 Venti do ano XI (16 de março de 1803) e com o regulamento sobre o notariado no Reino Napoleónico de Itália, de 16 de junho de 1806.

A fragmentação regulamentar anterior à unificação terminou em 1875 com a primeira lei italiana sobre o notariado, de 25 de julho de 1875, que se inspirou em grande medida na legislação anterior à unificação, também no que diz respeito ao perfil de formação profissional. A esta lei seguir-se-ia, em 1879, uma lei de alteração e, posteriormente, uma lei consolidada de cobrança que vigoraria até à lei de 1913.

Pela Lei de Consolidação de 25 de maio de 1879, n. 4900, os Serviços de Insinuação (atualmente, Serviços de Registo) eram obrigados a entregar os actos notariais ao arquivo notarial da respectiva comarca. Previa igualmente a possibilidade de criar arquivos subsidiários noutras cidades do distrito. Estes arquivos foram suprimidos pelo art. 9 do Decreto Real de 31 de dezembro de 1923, n. 3138 e foi autorizado a funcionar “apenas para operações relacionadas com os actos que já se encontram depositados”. Por conseguinte, atualmente, estes arquivos, onde ainda existem, já não recebem novas escrituras e apenas conservam as escrituras pós-centenárias.

Por ocasião da segunda lei unificada do notariado, de 16 de fevereiro de 1913, n. 89, o problema da preservação dos antigos protocolos notariais foi novamente abordado e estabelecido no artigo. 96, que seja criado um arquivo notarial distrital em cada município com sede de tribunal. Os dois ministérios envolvidos, o Ministério do Interior e o Ministério da Justiça, foram igualmente autorizados a celebrar acordos para o depósito de documentos anteriores a 50 anos nos arquivos do Estado. O que era uma simples opção tornou-se uma obrigação com a lei de 22 de dezembro de 1939, n. 2006, que previa, no seu artigo 11.º, a reunião no Arquivo do Estado “dos actos notariais recebidos pelos notários que tenham cessado a sua atividade profissional antes de 1 de janeiro de 1800”.

A Lei n.º 17 de maio de 1952 introduziu outra alteração significativa, n. 629, sobre a “Reorganização dos arquivos notariais”, que, ao reafirmar a dependência dos arquivos notariais em relação ao Ministério da Graça e da Justiça, estabeleceu para a entrega dos protocolos aos arquivos do Estado um prazo que já não era fixo, ou seja, ligado a uma data precisa, mas móvel, constituído por cem anos. A mesma regra foi posteriormente confirmada pela Lei dos Arquivos de 1963 (Decreto Presidencial 1409 de 30 de setembro de 1963).

Os actos notariais dos últimos cem anos estão conservados nos arquivos notariais de distrito, cujas circunscrições coincidem com as circunscrições do Tribunal de Recurso.