Pour faire une recherche dans les documents d’état civil il est nécessaire de connaître, non seulement l’année mais aussi le lieu d’origine. En absence d’autres indices, il est conseillé de rechercher dans quelles communes un patronyme donné est présent, en consultant les bases de données des noms répertoriés dans les registres d’état civil, interrogeables dans la section Cherchez par nom, ou en cherchant dans d’autres bases de données comme:

• Mappadeicognomi;
• Cognomix;
• Contacognome di Pagine bianche;
• Family Search.

La consultation de la base de données du Portail, ou la prise de contact avec les Archives d’État ou avec les bureaux de l’état civil des communes, ne pourra être initiée qu’après qu’auront été identifiées les
communes dans lesquelles sont présents les patronymes recherchés.
Pour de plus amples informations concernant la manière de conduire une recherche généalogique, se référer à la section Outils du Portail.

L’état civil a été introduit en Italie à partir de 1806, suite à l’annexion de nombreuses régions à l’Empire français et à l’introduction du Code civil, et il est resté en vigueur jusqu’en 1815.
Pour l’ex Royaume des Deux Sicilie, qui correspond peu ou prou à l’actuelle Italie méridionale, et pour le Duché de Modena et Reggio, l’état civil a été tenu en continu depuis 1809. En Sicilia, il ne fut introduit qu’en 1820.
Dans le Grand Duché de Toscana, un système mixte a été mis en place à la restauration, par lequel les autorités laïques ont repris le contrôle de l’état civil : le motu proprio du 18 juin 1817 instaura la création du Bureau de l’état civil, un organe central dépendant du Secrétariat du droit royal, qui avait pour missions de coordonner et contrôler les travaux des prêtres et des chanceliers en matière d’état civil et de gérer les documents afférents, sur tout le territoire du Grand Duché. Un système similaire a été mis en place à partir de 1837 dans le Royaume de Sardegna, avec l’introduction du Regolamento per la tenuta dei registri destinati ad accertare lo stato civile, annexé à la lettre patente du 20 juin.
L’enregistrement continu de l’état civil ne s’est généralisé à toutes les régions et à toutes les provinces qu’au moment de l’unité de l’Italie, en 1866. Bien entendu, dans les régions incluses dans le Royaume d’Italie après l’unité, les séries de l’état civil ne débutent qu’après 1866 : en 1870 pour le Lazio et Roma, en 1871 pour la Venezia et le Friuli (à l’exception de la partie restée autrichienne), après 1918, soit au terme de la première guerre mondiale, dans le Trentino Alto Adige et le reste du Friuli.

Le Portail Ancêtres, promu par la Direction Générale des Archives et maintenu par l’Institut Central des Archives, a été créé afin de rendre consultable en ligne l’immense patrimoine documentaire constitué par les fonds d’état civil, entre autres, conservé par les Archives d’État. Les fonds d’état civil numérisés, grâce à une convention signée en 2011 avec FamilySearch, et publiés en ligne ne correspondent en général pas aux volumes constituant les archives des communes mais sont, pour la plupart, constitués des copies des registres envoyées par ces mêmes communes au tribunal compétent territorialement. Une fois les délais de conservation prévus par la loi écoulés, les tribunaux reversent, plus ou moins régulièrement, aux Archives d’État leurs propres archives ainsi que les registres d’état civil qu’ils conservaient. Depuis 2001, la supervision de l’état civil est dévolu aux Préfectures, et c’est auprès de ces dernières que sont désormais reversés les seconds originaux des registres. La section Explorez les Archives permet de vérifier la composition documentaire des fonds d’état civil conservés par les différentes Archives d’État.

Dans ce cas, il faut vérifier avec la section Explorez les Archives l’état des collections d’état civil conservées par les Archives d’État concernées. Si l’institution conserve bien les documents de ces années mais que les images ne sont pas encore présentes dans la section Cherchez dans les registres, il est probable que ces registres sont en cours de numérisation ou de publication.

Si les Archives d’État ne conservent pas les registres de ces années, il convient de s’adresser directement aux archives de la commune.

Dans ce cas, il faut vérifier avec la section Explorez les Archives, et avec le moteur de recherche par commune, la mention des documents d’état civil de la commune en question et l’antenne des Archives d’État concernée. Si l’institution conserve bien les documents de cette commune mais que les images ne sont pas encore présentes dans la section Cherchez dans les registres, il est probable que ces registres sont en cours de numérisation ou de publication. Si les Archives d’État ne conservent pas les registres de cette commune, il convient de s’adresser directement aux archives de la commune.

Dans ce cas, vous pouvez utiliser le module Contacts pour écrire à la Rédaction, après vérification celle-ci procédera aux corrections de la base de données.

Les documents ne sont pas tous conservés par les Archives d’État en séries complètes et les inventaires mentionnent quasi toujours les lacunes. Si ces lacunes ne sont pas explicitées dans la page de présentation des collections d’images, il convient de contacter directement les Archives d’État qui conservent ces registres, afin de vérifier l’état des collections (les adresses de contact sont mentionnées dans la section Explorez les Archives).

Pour participer au projet, il suffit de disposer d’un orfinateur connecté à l’internet, de disposer d’un peu de temps, et bien entendu d’avoir envie de se mesurer avec la lecture de documents anciens. Il est possible de choisir l’un des projets italiens présentés sur le site Family Search Progetti italiani, certains étant également promus directement par les Archives d’État détentrices. Pour commencer à indexer, il suffit de s’inscrire (le compte est gratuit) puis de se connecter à son compte.

Il est nécessaire de vérifier au préalable sur le site Family Search Progetti italiani la présence de projets d’indexation relatifs à cette commune. Si c’est le cas, vous pourrez débuter l’indexation en cliquant sur Commencer à indexer. Il est possible de contribuer à l’indexation à tout moment, en travaillant à distance, avec la plus grande flexibilité et sans contraintes horaires. Pour commencer à indexer, il suffit de s’inscrire pour obtenir un compte gratuit.

Pour obtenir une copie authentique d’un document retrouvé sur le Portail, il convient de contacter les Archives d’État qui conservent ce document : les adresses de contact sont disponibles dans la section Explorez les Archives. Les copies authentiques, dites aussi copies conformes à l’original, sont des copies d’actes dont un agent public atteste, sous sa propre responsabilité, la conformité à l’original (c.f. art. 18 du DPR 445/2000). Il est rappelé que la délivrance de copies authentiques de documents administratifs est soumise au paiement d’un timbre fiscal, à moins que l’usage auquel la copie est destinée (et qui doit être précisé par l’utilisateur) ne fasse partie de ceux pour lesquels une exception est prévue. L’annexe B du décret n° 642 du 26 octobre 1972 indique les usages qui sont exemptés de timbre fiscal.

Avant de publier une image extraite des documents présents dans le Portail, il est nécessaire de prendre contact avec les Archives d’État qui conservent les documents. Sur les sites web des différentes antennes des Archives d’État sont publiées les indications spécifiques relatives à la demande d’autorisation de publication et aux mentions à indiquer sur les images.

Si le Portail a été utile à vos recherches généalogiques et vous a permis de retrouver des informations au sujet de vos ancêtres, vous pouvez raconter l’histoire de ces ancêtres et votre expérience de la recherche généalogique en l’agrémentant de photographies de votre famille, et la voir publiée dans le sous-section Histoire des familles histoire, pour la partager avec d’autres utilisateurs du Portail.