Purtroppo non sempre gli indici costituiscono un’organica serie autonoma, né tale serie – quando esiste – si presenta ogni volta completa, poiché può capitare che i singoli indici annuali siano anteposti o posti in coda ai registri cui si riferiscono. Gli indici riportano per ogni persona il numero di atto e la pagina del registro di Stato civile dell’anno di riferimento.

Questi indici dei registri dello Stato civile erano già previsti nella legislazione francese che ha introdotto lo Stato civile in Italia e, pertanto, possono essere presenti negli archivi dello Stato civile napoleonico e in quelli della restaurazione. Ancora nei primi anni del secolo XIX può capitare di trovare indici compilati per nome e non per cognome.

Tuttavia, con lo Stato civile unitario gli indici cominciarono ad essere compilati in maniera sistematica: la legge stabiliva che i registri dovevano essere chiusi alla fine di ogni anno con apposita dichiarazione scritta e sottoscritta immediatamente dopo l’ultimo atto. Dopo il 1° gennaio dell’anno successivo, l’ufficiale di Stato civile del comune, nella relativa dichiarazione, indicava il numero degli atti iscritti su ciascun registro e ne formava, per entrambe le copie, un indice annuale in ordine alfabetico dei cognomi di coloro cui gli atti si riferivano (artt. 29 e 30 del R.D. 15 novembre 1865, n. 2602).

Oltre l’indice annuale si compilava ogni decennio l’indice decennale anch’esso in doppio originale. Gli indici dovevano essere compilati “in ordine alfabetico sillabato dai cognomi” (come prescritto dalla circolare ministeriale del 3 agosto 1874, in cui si stabiliva che il cognome, appunto, doveva sempre precedere il nome).

Per distinguere gli atti della seconda parte dei registri da quelli della prima, negli indici si apponeva accanto al numero del registro e dell’atto la lettera “S”.

Come si è detto, gli indici annuali e decennali riportavano, oltre l’anno, il riferimento al numero dell’atto, consentendo così di identificare il documento cercato nella serie specifica (registri dei nati, dei matrimoni e dei morti).

Quanto, invece, agli atti contenuti nella serie degli Allegati o Processetti matrimoniali (documenti presentati nel caso di matrimonio civile), è possibile recuperarli facendo riferimento al numero di atto della promessa di matrimonio congiuntamente all’anno.