Tra i compiti dei comuni, oltre la tenuta dello Stato civile, rientra anche la composizione delle Liste di leva cioè dell’elenco dei nati di genere maschile per ogni anno soggetti, un tempo, alla visita medica e, eventualmente, al servizio militare.  

Ma la documentazione fondamentale per ricostruire lo stato di famiglia, cioè l’elenco dei componenti di una data famiglia in un preciso momento storico, è quella tenuta presso l’Ufficio anagrafe (dal verbo greco iscrivere, registrare) di ciascun comune.

Per questo motivo è sempre consigliabile iniziare le ricerche del proprio antenato dall’archivio del comune di origine o di residenza.  

L’Anagrafe, detta anche registro della popolazione, ha il compito di registrare nominativamente la popolazione residente in un comune, tenendo conto sia delle variazioni naturali (nascite e morti) che di quelle causate dai movimenti migratori; annota le residenze e i relativi cambiamenti e trasferimenti, le immigrazioni e le emigrazioni.

Ai dati contenuti nell’anagrafe attingono altri servizi comunali, quali il ruolo dei tributi, le liste elettorali e le liste di leva. La moderna Anagrafe fu istituita con regio decreto 31 dicembre 1864 n. 2105 sulla base del primo censimento della popolazione del 1861.

Aveva carattere facoltativo, per cui molti comuni non la istituirono. Soltanto nel 1871 con la legge n. 297, che fissava in dieci anni l’intervallo di ogni censimento, fu sancito l’obbligo di tenere i registri di popolazione.

Il registro di popolazione conservato presso ogni comune (legge n. 1285 del 1954) è costituito da un complesso di schedari, composti dai cosiddetti fogli di famiglia; ad ogni foglio di famiglia corrisponde un gruppo di persone legato da vincoli di parentela che occupano insieme un’abitazione; ordinati per frazioni geografiche nell’ambito delle sezioni del censimento.

In ogni sezione sono poste secondo l’ordine alfabetico delle strade, schede individuali, collocate in ordine alfabetico del cognome e del nome dell’intestatario. Quando per morte, emigrazione o trasferimento in altro comune le persone cessano di far parte della popolazione residente le schede sono conservate a parte.

Per le ricerche anagrafiche o le richieste di certificazione di un proprio antenato è necessario rivolgersi direttamente al comune di origine o di residenza. Numeri di telefono e fax, contatti mail e siti internet dei comuni italiani sono riportati sul sito dell’Associazione Nazionale dei Comuni d’Italia (ANCI) oppure sul sito comuni-italiani.it. Utile anche la pagina Wikipedia Comuni d’Italia.  

Descrizioni degli archivi storici dei comuni sono reperibili nel Sistema informativo unificato delle soprintendenze archivistiche e bibliografiche (SIUSA) e nel Sistema archivistico nazionale (SAN).
Alcuni comuni hanno depositato presso l’Archivio di Stato competente per territorio i registri di popolazione o quelli di censimento.

Ciò comunque resta un’eccezione e la maggior parte della documentazione descritta, in particolare i registri dell’Anagrafe, è conservata esclusivamente nell’archivio del comune. Informazioni dettagliate sulle fonti genealogiche presso ciascun Archivio di Stato possono essere reperire nella sezione Esplora gli Archivi.