Die Aufgaben der Militärimmatrikulation
In vielen Fällen bewahren die staatlichen Archive neben den Einberufungsunterlagen auch die Militärische Rollen die von der Immatrikulationsbehörde der Militärbezirke erstellt werden, die dafür verantwortlich ist, alle vom einzelnen Soldaten für den Staat geleisteten Dienste und alle Tatsachen, die seine Stellung verändern, während der Zeit, in der er auf den Listen steht, offiziell zu erfassen.
Jeder Soldat wird durch eine fortlaufende Nummer, die „Matrikelnummer“, eindeutig identifiziert, die mit der Einberufungsklasse (die sich von der Geburtsklasse unterscheiden kann), dem Militärbezirk, in dem er eingezogen wurde, und der Laufbahngruppe, der er angehört (solange diese besteht), verknüpft ist.
Für jeden Soldaten enthält der Dienstplan in sehr knapper Form alle Informationen über seine militärische Laufbahn: Matrikelnummer, Korps, Datum der Einberufung, Dienstgrad, eventuelle Auszeichnungen, Strafen, Desertionen usw. Die Immatrikulationsblätter können nach Immatrikulationsreihenfolge in Bände für die verschiedenen Klassen gebunden werden. In diesen Jahresbänden werden nur Angehörige der Streitkräfte erfasst, d. h. diejenigen, die tatsächlich Militärdienst geleistet haben. Ausgenommen sind die Reformierten (die aus gesundheitlichen Gründen für dienstuntauglich befunden wurden), die Freigestellten (in der Regel aus familiären Gründen) und die Abtrünnigen (die nicht zur Musterung oder Einberufung erschienen).
Die Militärregister der Militärbezirke werden zusammen mit den alphabetischen Rubriken, die das grundlegende Instrument für die Durchführung von Recherchen darstellen, am Ende des siebzigsten Jahres nach der Registrierung an das Staatsarchiv der jeweiligen Provinz abgegeben; dort können sie unter Einhaltung der Vorschriften zum Schutz der Vertraulichkeit personenbezogener Daten eingesehen werden.
Vollständigere Informationen als die Matrikellisten, die die Zusammenfassung bilden, finden sich in den Matrikeldateien der Militärangehörigen, die ebenfalls von den Militärbezirken erstellt und nur gelegentlich an das Staatsarchiv abgeführt werden. Sie sind in zwei Abschnitte unterteilt: Truppe und Unteroffiziere und enthalten offizielle Unterlagen über den einzelnen Soldaten.
Die Generaldirektion für Militärpersonal (PERSOMIL) hingegen führt das Dienstbuch der Offiziere aller Dienstgrade und Funktionen, die seit mehr als zehn Jahren (zwanzig Jahre für Generäle) verstorben sind.