Zu den Aufgaben der Gemeinden gehört neben der Personenstandspflege auch die Erstellung der Listenentwürfe das heißt, die Liste der männlichen Geburten für jedes Jahr, vorbehaltlich einer ärztlichen Untersuchung und möglicherweise eines Militärdienstes.

Die grundlegende Dokumentation für die Rekonstruktion des Familienstandes, d. h. die Liste der Mitglieder einer bestimmten Familie zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Geschichte, ist jedoch diejenige, die beim Standesamt (vom griechischen Verb iskrivere, registrieren) jeder Gemeinde geführt wird.

Aus diesem Grund ist es immer ratsam, mit der Recherche nach Ihrem Vorfahren im Archiv der Herkunfts- oder Wohngemeinde zu beginnen.

Das Standesamt, auch Bevölkerungsregister genannt, hat die Aufgabe, die Wohnbevölkerung einer Gemeinde namentlich zu erfassen, wobei sowohl natürliche Veränderungen (Geburten und Sterbefälle) als auch solche, die durch Wanderungsbewegungen verursacht werden, zu berücksichtigen sind.

Andere kommunale Dienste greifen auf die im Register enthaltenen Daten zurück, beispielsweise zur Rolle von Steuern, Wählerlisten und Entwurfslisten. Das moderne Standesamt wurde durch königlichen Erlass vom 31. Dezember 1864 gegründet. n. 2105 basierend auf der ersten Volkszählung von 1861.

Sie war fakultativ, so dass viele Gemeinden sie nicht eingeführt haben. Erst 1871 mit Gesetz Nr. 297, das den Intervall für jede Volkszählung auf zehn Jahre festlegte, wurde die Pflicht zur Führung von Bevölkerungsregistern festgelegt.

Das in jeder Gemeinde geführte Bevölkerungsregister (Gesetz Nr. 1285 von 1954) besteht aus einem Komplex von Dateien, bestehend aus den sogenannten Familienblättern; Jedes Familienblatt entspricht einer Gruppe von Menschen, die durch Verwandtschaft miteinander verbunden sind und gemeinsam ein Haus bewohnen. sortiert nach geografischen Fraktionen innerhalb der Volkszählungsabschnitte.

In jedem Abschnitt werden einzelne Karten entsprechend der alphabetischen Reihenfolge der Straßen platziert, in alphabetischer Reihenfolge des Nachnamens und des Vornamens des Besitzers. Wenn Personen aufgrund von Tod, Auswanderung oder Umzug in eine andere Gemeinde nicht mehr zur Wohnbevölkerung gehören, werden die Karten getrennt aufbewahrt.

Für die Suche in den Registern oder die Beantragung einer Bescheinigung über einen Vorfahren muss man sich an die Herkunfts- oder Wohnsitzgemeinde. Telefon- und Faxnummern, E-Mail-Kontakte und Websites der italienischen Gemeinden finden Sie auf der Website derAssociazione Nazionale dei Comuni d’Italia (ANCI) oder unter comuni-italiani.it. Die Wikipedia-Seite Comuni d’Italia ist ebenfalls hilfreich.

Beschreibungen der historischen Archive der Gemeinden finden sich im Sistema Informativo Unificato delle Soprintendenze Archivistiche e Bibliografiche (SIUSA) und im Sistema Archivistico Nazionale (SAN).
Einige Gemeinden haben Bevölkerungs- oder Volkszählungsregister beim für das Gebiet zuständigen Staatsarchiv hinterlegt.

Dies bleibt jedoch eine Ausnahme und die meisten der beschriebenen Unterlagen, insbesondere die Meldeunterlagen, werden ausschließlich im Gemeindearchiv aufbewahrt. Ausführliche Informationen zu den genealogischen Quellen in den einzelnen Staatsarchiven finden Sie in der Rubrik Das Archiv erforschen.